Vận hành một dự án âm nhạc
Có một kiểu cuộc họp mà chúng tôi nghĩ gần như ai từng làm creative project cũng từng trải qua. Mọi người ngồi trong phòng, ý tưởng nghe rất hay, ai cũng hiểu tinh thần chung và rời đi với cảm giác rằng dự án đã được thống nhất. Vài tuần sau, mọi thứ bắt đầu lệch. Người này hiểu một cách, người kia hiểu cách khác, một hạng mục chưa rõ ai phụ trách, deadline bị trễ nhưng không ai biết cho đến khi quá muộn. Đây không nhất thiết là vấn đề về năng lực. Rất nhiều khi, đó là vấn đề về cấu trúc.
Chúng tôi ngày càng tin rằng công việc vận hành một dự án sáng tạo không phải là kiểm soát sự sáng tạo. Công việc đó là xây đủ cấu trúc xung quanh nó để sự sáng tạo có chỗ phát triển.
Biến định hướng sáng tạo thành một dự án thực tế
Một creative direction lớn thường chưa phải là một kế hoạch. “Làm một campaign mang tinh thần X” có thể là starting point tốt, nhưng cần được bẻ thành những output cụ thể: một MV, photoshoot, live session, event, content series hay press campaign. Mỗi sub-project cần biết mình đang đóng góp gì vào mục tiêu chung và thế nào được coi là hoàn thành.
Định nghĩ thế nào mới là hoàn thành xong dự án đặc biệt quan trọng. Một người có thể nghĩ video “xong” khi file đã export; người khác chỉ coi nó hoàn thành khi được xác nhận vời đồng đội và đăng tải. Nếu không thống nhất từ đầu, mọi người sẽ đánh giá cùng một sản phẩm bằng những tiêu chuẩn khác nhau.
Ownership rõ hơn chức danh
Đừng phân bổ công việc chỉ dựa trên chức danh. Hãy nhìn vào năng lực thực tế, thời gian, mức độ hiểu dự án và workload hiện tại. Với dự án lớn, sub-lead có thể giúp tạo ra một tầng ownership rõ hơn, nhưng ownership chỉ hoạt động khi quyền hạn cũng rõ: việc gì được tự quyết, việc gì cần approval và khi nào cần báo lại.
Tương tự, giao tiếp cũng cần được thiết kế. Một quyết định quan trọng nằm trong những tin nhắn cá nhân là một quyết định đang chờ gây ra vấn đề. Một source of truth (nguồn thông tin chính quy) chung, timeline rõ và nơi lưu trữ thống nhất nghe rất nhàm chán, nhưng chúng giúp loại bỏ câu “Tôi tưởng anh/chị nói…”
Theo dõi để phát hiện vấn đề sớm
Chúng tôi không nghĩ project management cần một dashboard khổng lồ. Trong nhiều trường hợp, ba thứ đã đủ: tiến độ, nguồn lực và thái độ. Tiến độ cho biết chúng ta có đúng lịch không. Nguồn lực cho biết đội ngũ có đủ thời gian, tiền bạc và công cụ không. Thái độ cho thấy mức độ cam kết đang ở đâu.
Một người trễ deadline một lần chưa phải vấn đề. Nhưng nếu họ liên tục trễ, đang quá tải và bắt đầu mất động lực, đó là redflag. Project management tốt không phải là chờ vấn đề xảy ra rồi xử lý; đó là nhận ra vấn đề đủ sớm để nó chưa trở thành khủng hoảng.
Cuối cùng, buổi báo cáo không nên chỉ là buổi ăn mừng. Hãy hỏi cái gì hoạt động, cái gì không, tại sao và lần sau cần thay đổi hệ thống nào. Cấu trúc tốt không làm creative team kém sáng tạo hơn. Ngược lại, nó giúp họ dành ít năng lượng hơn cho những hỗn loạn đáng lẽ có thể tránh được và nhiều năng lượng hơn cho chính công việc sáng tạo.